Mathijs vertelt dat de afhandeling van één enkele schadeclaim al snel 2.500 euro kost, zelfs als de claim onterecht is. “Stel dat bewoners hun opname online inzien en zien dat de schade al bestond vóór de werkzaamheden. Dan doen ze vaak geen claim. Voor opdrachtgevers scheelt dat niet alleen in geld, maar ook in tijd en irritatie.”

Hoe je met eenvoudige stappen helder communiceert met bewoners

“Alles begint bij duidelijke informatie,” benadrukt Mathijs. “Een duidelijk begrijpbare brief die bewoners vertelt waarom er een bouwkundige opname plaatsvindt, zorgt meteen voor begrip. Daarna volgt onze eigen brief. Bewoners weten al dat we langskomen, dus voelen ze zich niet overvallen.”

Hij geeft ook aan dat plannen in de praktijk soms snel moet gebeuren: “Binnen een week kunnen we vaak aan de slag. Toch zien we het liefst vier weken tussen onze brief en de start van het project. Dan heeft iedereen genoeg tijd om een afspraak te maken.”

Wat volgens Mathijs absoluut helpt, is de keuze voor eenvoudige taal. “Te veel jargon schrikt mensen af. Wij houden het zo simpel mogelijk. Ook het plannen van een afspraak moet simpel zijn: Bewoners kunnen zelf  een afspraak maken met op ons online platform. Is een bewoner niet zo digitaal? Dan kunnen ze gewoon telefonisch of via WhatsApp een afspraak maken. We sturen zelfs een SMS-herinnering een dag voorafgaand van de gemaakt afspraak.”

Waarom transparantie naar bewoners essentieel is

Volgens onderzoek is informeren over het project voor bewoners het allerbelangrijkste, legt Mathijs uit. “Ze willen weten wat er gaat gebeuren, en wanneer.” Toch merken ze bij Quattro Expertise nog vaak dat bewoners weinig van het project afweten. “Onze experts krijgen dan vragen over de uit te voeren werkzaamheden of de planning.”

Quattro vindt dat de informatie over het project altijd beschikbaar moet zijn. “Wij delen onze opnamerapporten daarom met zowel opdrachtgever als bewoner,” zegt Mathijs. “Die openheid voorkomt onterechte claims. Mensen zien zelf in het rapport dat bepaalde scheuren al in de muur zaten.”

Hoe je door een inspanningsverplichting vrijwel alle woningen kunt opnemen

Een opnamegebied is meestal groter dan alleen de direct aangrenzende woningen. Mathijs: “Het is een zorgplicht om iedereen de kans te geven op een opname. Je haalt nooit 100%, maar wij gaan ver om dit cijfer zo hoog mogelijk te krijgen.”

Quattro stuurt eerst een brief, waarna ze aanbellen. Is er niemand thuis, dan laten ze een kaartje achter en proberen ze het nog eens. “Pas als we echt niemand kunnen bereiken en na twee brieven nog geen reactie krijgen, hebben we aan onze inspanningsverplichting voldaan. Al deze uitgevoerde acties documenteren in ons systeem en zijn inzichtelijk voor zowel bewoner al opdrachtgever”

Hoe je zeker weet dat je met een ter zake kundige partij werkt

“Vroeger zag je wel eens dat een makelaar of taxateur een bouwkundige opname deed,” zegt Mathijs. “Dat kan natuurlijk niet. Zij hebben hun eigen vak, maar geen diepgaande kennis van bouwkundige gebreken.”

Het NIVRE (Nederlands Instituut Van Register Experts) en BRL5024 bieden richtlijnen en kwaliteitsborging. “Wij zijn bij Quattro aangesloten bij het NIVRE en hebben het BRL5024-procescertificaat. Dat betekent onder andere dat we onze rapportages minstens zeven jaar bewaren, dat we ons houden aan strenge integriteitsregels en dat we regelmatig bijscholing volgen.”

Slotgedachte: Bouwkundige opnames als slim gereedschap

Mathijs is duidelijk: “Een vooropname lijkt misschien een kostenpost, maar het kan juist geld en stress besparen. Je voorkomt onterechte schadeclaims, je staat sterker bij terechte claims, en bewoners voelen zich gehoord. Dat is in ieders belang.”

Bij Quattro Expertise geloven we dat elk bouw- of infraproject zonder onnodige schade kan verlopen. “Wij praten graag verder over manieren om schadeloos te bouwen: via tussenopnames, na-opnames, meetmethodes zoals SBR-A en goede monitoring.

Het resultaat? Een soepel bouwproces, tevreden bewoners en een fikse besparing op onterechte claims.